Cắt giảm gần 10.000 báo cáo thủ công mỗi năm: Bước tiến số hoá quản lý ngành Thông tin và Truyền thông tại Việt Nam

(Xây dựng) - Với gần 10.000 lượt báo cáo thủ công giảm thiểu mỗi năm, Hệ thống thông tin báo cáo trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông do Viettel AI phát triển đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong hành trình số hóa quản lý công tại Việt Nam.

Bà Hoàng Thị Phương Lựu, Chánh Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông phát biểu tại “Hội nghị triển khai Hệ thống thông tin báo cáo và kết nối với Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia” tại Nam Định.

Việt Nam hiện đang nỗ lực đẩy mạnh số hóa trong quản lý công và cải cách hành chính, đạt được nhiều thành tựu đáng kể qua các hệ thống nền tảng chính phủ điện tử. Công cuộc chuyển đổi số vẫn đang được thúc đẩy mạnh mẽ ở tất cả các cấp, các ngành, với chiến lược rõ ràng và tầm nhìn dài hạn nhằm hiện đại hóa nền tảng quản lý công, nâng cao hiệu quả điều hành và phục vụ người dân tốt hơn.

Áp lực khổng lồ từ nhu cầu xử lý gần 10.000 báo cáo mỗi năm của Bộ Thông tin và Truyền thông

Bộ Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý Nhà nước các lĩnh vực báo chí, phát thanh, bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin và chuyển đổi số, giữ vai trò trọng yếu trong phát triển kinh tế số. Hàng năm, Bộ phải xử lý lượng báo cáo khổng lồ với yêu cầu cao về độ chính xác, nhằm đưa ra các quyết sách liên quan đến hàng loạt chỉ tiêu và kế hoạch phát triển quốc gia. Chỉ riêng Sở Thông tin và Truyền thông đã gửi về Bộ hơn 8.300 lượt báo cáo với hàng nghìn chỉ tiêu và nội dung giải trình, trong đó không ít nội dung trùng lặp, gây khó khăn cho quá trình tổng hợp. Khối lượng báo cáo đồ sộ này đòi hỏi một đội ngũ nhân sự lớn ở cấp cơ sở để xây dựng báo cáo kịp tiến độ hàng tháng, quý. Tuy nhiên, việc xử lý thủ công không chỉ tiêu tốn nhiều nguồn lực mà còn tạo áp lực công việc lớn, dễ dẫn đến sai sót, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của các quyết định chiến lược cũng như hiệu quả điều hành của Bộ.

Trước tình hình đó, Bộ Thông tin và Truyền thông đã đề ra kế hoạch phát triển một hệ thống không chỉ số hóa báo cáo, mà còn phải tạo ra sự thống nhất về dữ liệu và hình thức báo cáo giữa các đơn vị trực thuộc mà Bộ quản lý. Đặc biệt, hệ thống cho phép các Sở Thông tin và Truyền thông và đơn vị thuộc Bộ nhập dữ liệu một lần duy nhất, sau đó tự động tổng hợp và xuất các báo cáo đầu ra, giúp giảm tải công việc và nâng cao hiệu quả điều hành.

Hơn 3 tháng, 100.000 dòng truy vấn, 12 giờ làm việc/ngày

Ngay khi nhận được đề bài từ lãnh đạo Bộ Thông tin và Truyền thông, nhóm nghiên cứu của Viettel AI đã xác định đây là một bài toán khó, cần tập trung nguồn lực đến mức tối đa. Một trong những yêu cầu hàng đầu là hệ thống phải đảm bảo “nhập liệu một lần, sử dụng nhiều lần”, chỉ từ một bản báo cáo đầu vào, hệ thống có thể tự động tạo ra lên đến 42 báo cáo đầu ra khác nhau với đa dạng cấu trúc và độ phức tạp cao. Báo cáo thường kỳ của Chính phủ là một ví dụ tiêu biểu, gồm 190 biểu đồ và 28 bảng biểu, tương đương khoảng 500 công thức tính toán. Độ phức tạp càng tăng khi Bộ Thông tin và Truyền thông yêu cầu chỉ sử dụng một Khung báo cáo tổng thể duy nhất cho 63 Sở Thông tin và Truyền thông và một Khung cho 34 đơn vị thuộc Bộ. Tổng số hạng mục dữ liệu cần xử lý lên đến hơn 1.500 chỉ tiêu và 700 nội dung báo cáo, giải trình.

“Mỗi chỉ tiêu đại diện cho một lĩnh vực, đòi hòi công thức tính riêng nhằm phản ánh chính xác kết quả hoạt động của Sở, đơn vị đó. Để xây dựng bộ chỉ tiêu này, cả đội đã phải làm việc liên tục trong suốt 2 tháng với từng đơn vị để hiểu rõ từng chỉ tiêu và thống nhất cách tính toán phù hợp nhất. Không đếm được bao nhiêu ngày chúng tôi họp từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối với 4, 5 đơn vị mà không nghỉ”, anh Phạm Huy Long, Kỹ sư phân tích dữ liệu, Viettel AI chia sẻ.

Anh Nguyễn Anh Tuấn, Kỹ sư phát triển phần mềm Viettel AI kể về giai đoạn khó khăn nhất của dự án: “Quá trình tối ưu phần mềm không hề dễ dàng, khi chúng tôi vừa phải phát triển đầy đủ các chức năng đặc thù, vừa đảm bảo duy trì chất lượng và hiệu quả lâu dài. Tuy nhiên, sự phối hợp chặt chẽ với Bộ Thông tin và Truyền thông đã mang lại nhiều ý tưởng sáng tạo, giúp cải thiện và nâng cao trải nghiệm người dùng”.

Bên cạnh đó, tiến độ triển khai gấp rút, xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của Bộ trong việc giải quyết sớm nhất có thể tình trạng quá tải báo cáo và nâng cao hiệu quả quản lý, đã khiến yêu cầu dự án trở nên khắt khe hơn. Thông thường, với khối lượng công việc như vậy, đội dự án cần khoảng 3 tháng để triển khai. Thực tế, thời gian rút ngắn chỉ còn 1/4, hệ thống phải vận hành thử nghiệm chỉ sau vỏn vẹn 3 tuần, buộc cả đội phải nỗ lực gấp 4-5 lần. “Gần 4 tháng nay, cả đội gần như không có ngày nghỉ, kể cả cuối tuần”, chị Mai Thị Ánh Hồng, Trưởng nhóm Giải pháp nghiệp vụ, Viettel AI nhớ lại.

Đại diện nhóm nghiên cứu của Viettel AI trao đổi cùng ông Đồng Hải Hà - Phó Chánh Văn phòng và các thành viên trong đội ngũ phát triển Hệ thống của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Đến một hệ thống báo cáo toàn diện của Bộ Thông tin và Truyền thông

Ngày 18/7/2024, Bộ Thông tin và Truyền thông tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng Báo cáo trực tuyến đến hơn 270 đại biểu đại diện các Sở Thông tin và Truyền thông 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị thuộc Bộ, đánh dấu cột mốc khi hệ thống chính thức được đưa vào vận hành thử nghiệm trên diện rộng.

Hệ thống thông tin báo cáo trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu xây dựng đa dạng các loại hình báo cáo, từ số liệu đến thuyết minh, với khả năng điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng Sở và đơn vị. Việc tích hợp quy trình giao và phê duyệt báo cáo giúp tự động hóa các bước xử lý, đảm bảo tuân thủ quy trình thực tế, đồng thời giảm thiểu tối đa các sai sót. Với giao diện thân thiện và khả năng tùy biến, hệ thống giúp tối ưu quá trình xử lý dữ liệu, đồng thời có tiềm năng áp dụng rộng rãi tại các Bộ, ngành khác, hỗ trợ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia.

“Hệ thống báo cáo này có khả năng hỗ trợ phân tích, dự báo để nâng tầm quyết định chiến lược. Xây dựng nền tảng dữ liệu để hướng tới quản trị thông minh, nâng cấp toàn diện, gia tăng trải nghiệm người dùng, tự động hóa báo cáo và trực quan hóa dữ liệu”, bà Hoàng Thị Phương Lựu, Chánh Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông phát biểu tại Hội nghị triển khai Hệ thống thông tin báo cáo và kết nối với Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia tổ chức tại Nam Định vào ngày 28-29/10 vừa qua.

Tuy không phải là hệ thống báo cáo trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam, nhưng tính đến thời điểm này, đây là hệ thống duy nhất cung cấp giải pháp báo cáo trực tuyến toàn diện và triệt để, cho phép chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng báo cáo thủ công thông qua việc số hóa 100% nhiệm vụ báo cáo vốn phức tạp.

Bên cạnh những nỗ lực không ngừng nghỉ của nhóm dự án, hệ thống nhanh chóng được triển khai nhờ tầm nhìn và sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo Bộ Thông tin và Truyền thông. Dù gặp nhiều khó khăn trong quá trình phát triển, lãnh đạo và các cán bộ Bộ Thông tin và Truyền thông luôn giữ quyết tâm cao độ, luôn sát cánh, đồng hành cùng đội dự án qua từng cuộc họp, từng đêm tăng ca, tất cả vì mục tiêu hoàn thành hệ thống đúng tiến độ. “Động lực lớn nhất của chúng tôi là sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo Bộ Thông tin và Truyền thông, luôn sát sao từng bước giúp nhóm thêm kiên trì và quyết tâm hoàn thành”, chị Mai Thị Ánh Hồng chia sẻ.

Bài toán đặt ra cho Viettel AI là phát triển một nền tảng không chỉ số hóa báo cáo, mà còn phải tạo ra sự thống nhất trong hệ thống phức tạp và đa dạng các đơn vị trực thuộc do Bộ quản lý.

Dấu ấn trên hành trình số hoá quản lý Nhà nước

Theo định hướng của Bộ Thông tin và Truyền thông, bắt đầu từ tháng 12/2024, Bộ sẽ áp dụng hoàn toàn báo cáo trực tuyến, ngừng toàn bộ báo cáo thủ công. Việc xây dựng thành công hệ thống báo cáo trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông đánh dấu cột mốc quan trọng trong hành trình hiện đại hoá quản lý công của Việt Nam. Nền tảng số hóa này giúp đất nước tiết kiệm tài nguyên, đồng thời góp phần giảm thiểu tác động môi trường thông qua hạn chế sử dụng giấy và giảm thiểu quy trình thủ công. Đồng thời, từng bước góp phần xây dựng chính phủ điện tử nhằm đảm bảo tính minh bạch, nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Ngoài ra, Hệ thống còn là nguồn dữ liệu đầu vào quan trọng cho cơ sở dữ liệu ngành Thông tin và Truyền thông, tạo nền tảng triển khai các giải pháp trí tuệ nhân tạo tiên tiến, điển hình như Trợ lý ảo hỗ trợ cán bộ ngành Thông tin và Truyền thông.

Trong tương lai, Viettel AI sẽ tiếp tục nghiên cứu và phát triển các giải pháp phân tích dữ liệu và ứng dụng công nghệ AI để tạo ra nhiều hơn nữa những cải cách đột phá trong quản lý Nhà nước, đồng thời tiếp tục mở rộng ứng dụng cho các Bộ, ban, ngành, địa phương khác. Đây cũng là một phần trong cam kết của Tập đoàn Viettel về sứ mệnh là người tiên phong, chủ lực trong kiến tạo xã hội số, góp phần biến khát vọng đưa Việt Nam trở thành một quốc gia hùng cường, thịnh vượng, phát triển, văn minh, có vị thế xứng đáng trong cộng đồng quốc tế sớm trở thành hiện thực.