(Xây dựng) - Việc thực hiện theo mô hình văn phòng điện tử trong ngành Điện nói chung và Công ty Điện lực Quảng Ngãi (PC Quảng Ngãi) nói riêng trong thời gian qua thực sự đã phát huy hiệu quả tích cực, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong mọi lĩnh vực hoạt động, từ chỉ đạo, điều hành đến xử lý công việc cũng như nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc ngày càng cao.
 |
| Mô hình văn phòng điện tử đã được triển khai thực hiện tại PC Quảng Ngãi |
Trong nhiều năm trước, khi công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh mẽ, đơn thuần chỉ đảm bảo phục vụ cho hạ tầng mạng hoạt động thông suốt và ổn định. Các hoạt động hành chính, văn phòng chủ yếu mang tính thủ công. Công tác chỉ đạo, xử lý công việc liên quan rất chậm, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khi bắt đầu sử dụng phần mềm CPC-eOffice, một ứng dụng văn phòng điện tử đã góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.
Thời gian đầu khi ứng dụng phần mềm CPC-eOffice tại PC Quảng Ngãi cũng đã gặp rất nhiều khó khăn và đứng trước một khối lượng lớn công việc cho việc tái thiết cấu trúc bộ máy tổ chức để vận hành văn phòng điện tử được hiệu quả. Trước hết là từ bỏ thói quen truyền thống và thay vào đó là đổi mới tư duy làm việc của các cấp từ lãnh đạo cho đến cán bộ công nhân viên về sử dụng công nghệ thông tin trong công việc hàng ngày.
Qua một thời gian thực hiện theo mô hình văn phòng điện tử, đến nay, việc sử dụng phần mềm CPC-eOffice đã đáp ứng kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc. Thông qua phần mềm CPC-eOffice, chất lượng các văn bản tham mưu thường xuyên được rà soát, kiểm tra kỹ, hạn chế đến mức thấp nhất sai sót về thể thức văn bản cũng như nội dung. Các văn bản, giấy tờ tham mưu cho Ban Giám đốc của các phòng ban chuyên môn được giải quyết nhanh gọn, việc in ấn tài liệu dùng cho các cuộc họp trong Công ty cũng được tiết kiệm triệt để, tránh lãng phí không cần thiết.
Cụ thể, việc luân chuyển các văn bản đi - đến trong toàn EVNCPC đã được số hóa, xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng, qua đó tiết kiệm về thời gian xử lý công việc, xoá bỏ giới hạn về không gian lưu trữ. Mặc khác, hệ thống còn đánh giá tiến độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của cả bộ máy tổ chức. Đơn giản hóa các báo cáo bằng văn bản điện tử, loại bỏ nhiều báo cáo truyền thống không cần thiết. Khai thác hiệu quả “Tủ tài liệu điện tử” nhằm giải quyết hầu hết các số lượng tủ tài liệu lưu trữ vật lý tại các đơn vị trực thuộc so với những năm trước đây. Các cuộc họp không giấy cũng đã được áp dụng thực hiện.
Một thành công khác không thể không nhắc đến là việc ban hành ký số văn bản trên chương trình CPC-eOffice. Nếu như trước kia việc ký số phát hành văn bản phải thực hiện qua USB Token, phần nào làm chậm quá trình phát hành văn bản và không đạt hiệu suất tối đa so với ký số trên Sim điện thoại. Chữ ký số trên SIM-MobileCA có nhiều ưu điểm hơn so với chữ ký số sử dụng qua USB Token truyền thống. Với USB Token, người dùng bắt buộc phải có kết nối mạng Internet, có laptop hoặc PC, phần mềm cho phép ký điện tử và USB Token chứa chứng thư số.
Với MobileCA, người sử dụng SIM-CA có thể thực hiện việc ký điện tử thông qua các thiết bị như: máy tính bảng, điện thoại thông minh được tích hợp phần mềm cho phép ký số ở bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối mạng Internet. Công nghệ này đã được PC Quảng Ngãi ứng dụng và khai thác hiệu quả, giúp cho quá trình vận hành văn phòng điện tử đạt hiệu quả cao hơn trong năm 2020.
Để thực hiện hiệu quả hơn nữa mô hình văn phòng điện tử, trong thời gian đến PC Quảng Ngãi sẽ chú trọng hơn nữa các mục tiêu đề ra để sẵn sàng bước sang giai đoạn chuyển đổi số với nhiều cơ hội và thách thức mới, tiến tới việc xây dựng doanh nghiệp điện tử phù hợp với sự phát triển hiện đại cả xã hội.
Nguyễn Nam
Theo
